En tant qu'hôte, l'automatisation de votre activité est essentielle. C'est pourquoi Turno a été conçu pour faciliter l'entretien de vos locations, grâce à une série de fonctions conçues pour s'aligner sur vos préférences et optimiser tout ce qui concerne vos processus d'entretien.
Apprenez à optimiser votre expérience d'hôte Turno grâce à ces précieuses suggestions. ✨
💡 Veillez à ce que les notifications suivent vos préférences
En tant qu'hôte, il est essentiel d'être au courant de l'évolution des besoins d'entretien de vos logements. Lorsqu'il s'agit d'utiliser Turno pour suivre vos entretiens, recevoir des notifications de la manière qui vous convient le mieux est quelque chose qu'il ne faut pas négliger.
Pour adapter vos préférences de notification, voici ce qu'il faut faire :
1️⃣ Accédez à votre compte sur la version web de Turno, puis cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de la page et allez dans Paramètres > Notifications pour accéder à vos paramètres de notification.
2️⃣ Une fois sur le site, vous verrez quatre types de notifications : Centre de notifications (notifications dans votre compte sur le site web et l'application mobile), E-mail (envoyé à l'adresse e-mail que vous utilisez sur Turno), Application Mobile (notifications push sur votre appareil mobile) et SMS (alertes envoyées au numéro de téléphone que vous utilisez sur Turno). À droite de chaque option de notification, vous trouverez des cases à cocher ou décocher pour activer ou désactiver chaque notification.
Vous remarquerez que les SMS ne sont pas disponibles pour la plupart des options, mais que presque toutes les alertes peuvent être envoyées via le centre de notification, le courrier électronique et la notification push. 📑
3️⃣ Après avoir configuré vos préférences, descendez au bas de la page et cliquez sur le bouton "Enregistrer ces paramètres" pour sauvegarder et appliquer vos modifications.
Enfin, n'oubliez pas que les notifications peuvent être mises à jour à tout moment, alors n'hésitez pas à faire des mises à jour lorsque vous en avez besoin.
Certaines notifications cruciales ne peuvent pas être désactivées. Si vous préférez ne pas en recevoir, envisagez de bloquer temporairement les courriels de Turno ou de les envoyer dans un dossier différent de votre boîte de réception principale par l'intermédiaire de votre fournisseur de messagerie. 🚨
💡 Utiliser les paramètres de la mission
Turno propose différents paramètres de mission que certains hôtes ne connaissent peut-être pas. Pour accéder à la page Paramètres des missions, rendez-vous sur notre site web et cliquez sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de votre écran pour accéder à Paramètres > Missions et ajuster les options en fonction de vos préférences.
Vous trouverez ci-dessous les paramètres actuellement disponibles :
Affectation directe/automatique
Lorsqu'il est activé, ce paramètre vous permet d'affecter directement des agents d'entretien à des missions sans qu'ils aient besoin d'accepter la mission, que ce soit manuellement ou automatiquement.Pour en savoir plus sur l'affectation manuelle des agents d'entretien, consultez l'article ci-dessous.
Pour en savoir plus sur l'affectation automatique des agents d'entretien, consultez ce guide :
Transmettez automatiquement les missions aux Agents Complémentaires
Cette option vous permet de définir combien de temps avant la date prévue vous souhaitez que vos missions soient automatiquement ouvertes à vos agents d'entretien de réserve si elles ne sont pas assignées.Par défaut, les agents d'entretien principaux reçoivent les alertes des missions en premier, tandis que les agents d'entretien complémentaires ne sont alertés que si aucun agent d'entretien principal n'est activé sur le logement, si tous les agents d'entretien principaux rejettent une mission, ou si une mission est ouverte manuellement aux agents d'entretien complémentaires. Ce paramètre permet à vos missions d'être ouvertes aux complémentaires sans aucune action de la part des agents d'entretien principaux ou de la vôtre.
Accepter automatiquement les demandes des agents d'être retirés d'une mission
Lorsqu'un agent d'entretien est affecté à une mission, il a la possibilité de demander à en être retiré. Par défaut, cette option déclenche simplement une notification vous informant que l'agent d'entretien demande à être retiré. Avec l'option d'acceptation automatique de ces demandes, au lieu d'avoir à retirer manuellement les agents d'entretien de vos missions à chaque fois qu'ils le demandent, vous pouvez les autoriser à se retirer eux-mêmes jusqu'à un certain nombre de jours avant la date prévue de la mission.Cette option peut vous permettre de gagner du temps en faisant accepter la mission par un autre agent d'entretien, ce qui peut s'avérer utile pour éviter d'avoir à chercher un agent d'entretien à la dernière minute.
Lorsqu'une réservation est annulée après l'heure d'arrivée des locataires, maintenir la mission d'entretien associée à cette réservation
Lorsqu'un client annule une mission, le système de Turno supprime la réservation et l'entretien associé de votre planning d'entretien, à moins que ce paramètre particulier ne soit activé.Par conséquent, si vous préférez conserver la mission d'entretien associée si le client annule après l'enregistrement, activez cette option particulière. Sans cela, vous devrez peut-être créer une mission manuelle pour remplacer celle qui a été supprimée.
Si vous avez besoin d'une mission manuelle, consultez ce tutoriel.
Contrôle Qualité
Vous avez ainsi la possibilité d'effectuer un contrôle de qualité sur vos missions, en indiquant si l'entretien a réussi ou échoué. De cette façon, vous et tous les co-gestionnaire(s) de votre équipe pouvez facilement voir l'état de la qualité de chaque mission.Notez toutefois que le fait de marquer un échec sur une mission n'empêche pas le paiement automatique. Si les paiements automatiques de votre agent d'entretien sont activés, le paiement de la mission sera effectué lorsqu'il l'aura marquée comme terminée.
Suivi obligatoire de la liste de tâches
Pour les hôtes soucieux de garantir l'achèvement des missions d'entretien, vous pouvez rendre obligatoire l'achèvement de la liste de tâches. Lorsque cette option est activée, les agents d'entretien ne peuvent pas marquer les missions comme terminées sans avoir coché tous les éléments de votre liste de tâches.Voici un article de notre centre d'aide qui vous permettra d'en savoir plus sur les listes de tâches :
N'oubliez pas que vous pouvez mettre à jour vos préférences pour tous ces paramètres à tout moment ! ✅
💡 Demandez des photos dans une liste de tâches obligatoire pour garantir la réalisation de l'entretien
Dans la fonction de liste de tâches, si le fait de rendre la liste de tâches obligatoire ne suffit pas à votre tranquillité d'esprit, nous vous suggérons d'activer l'option permettant de demander des photos pour des éléments spécifiques.
Lorsque cette option est utilisée, les agents d'entretien doivent ajouter une photo aux éléments qui le nécessitent pour les cocher et marquer l'entretien comme terminé. Cela peut vous permettre d'être un peu plus sûr que les entretiens ont été effectués conformément à vos attentes, au cas où vous ne pourriez pas vous rendre sur le logement pour l'inspecter.
💡 Établir des rapports sur vos missions d'entretien.
Une autre chose vitale pour les hôtes est de toujours garder une trace de tous les détails liés à leurs missions d'entretien. Nous entendons par là non seulement les informations de base, telles que l'agent d'entretien qui a réalisé la mission, mais aussi le moment où il a commencé/terminé la mission, le temps total passé et le montant total dépensé ($), entre autres informations. Vous pouvez toujours vérifier tous les détails en consultant les missions elles-mêmes, mais selon le nombre de projets que vous avez, un rapport les regroupant tous dans une liste peut s'avérer bien plus pratique.
Dans cette optique, Turno vous propose également une fonction Rapports d'activité, que vous pouvez trouver en accédant à votre compte via notre site web, en cliquant sur l'icône hamburger en haut à gauche de votre écran et en sélectionnant Projets > Rapports d'activité dans le menu disponible.
Vous verrez une page où vous pourrez personnaliser votre rapport en fonction de vos préférences et pourrez ajuster non seulement la période couverte par le rapport, mais aussi le logement, le groupe de logements, l'agents ou même le type de mission pour lequel vous souhaitez exécuter un rapport. Une fois que vous avez choisi vos critères, cliquez sur le bouton Créer un rapport.
Le rapport peut prendre quelques minutes avant d'être prêt. Vous serez averti lorsqu'il sera disponible. Une fois le rapport compilé par le système, vous le trouverez sous la section de création de rapport avec une icône de téléchargement.
Cliquez sur l'icône respective pour télécharger le rapport sur votre appareil. Vous devriez pouvoir ouvrir les rapports dans un visualiseur de feuilles de calcul.